Wenn ein Lieferant mitten im Jahr plötzlich die Preise erhöht – was nun?

Ein praktischer Leitfaden für den klaren und souveränen Umgang mit nicht vereinbarten Preiserhöhungen

Es ist eine Situation, die viele Unternehmen sofort erkennen. Eine E-Mail landet in Ihrem Posteingang, oft kurz und sachlich, manchmal mit einem PDF-Anhang. Der Lieferant teilt Ihnen mit, dass „aufgrund der aktuellen Marktentwicklung“ die Preise mit sofortiger Wirkung angepasst werden. Es gab keine vorherige Diskussion, keine Vorwarnung und keinen Verweis auf einen vertraglichen Mechanismus – nur einen neuen Preis. Plötzlich sehen Sie sich mit einer Forderung konfrontiert, die nicht zu Ihrem Budget, Ihrem Planungszyklus oder Ihren internen Genehmigungsprozessen passt. Auf den ersten Blick kann dies wie ein Angriff auf die Stabilität wirken, doch sobald die anfängliche Verärgerung abgeklungen ist, wird oft klar, dass Sie weit mehr Einfluss und Handlungsspielraum haben, als Sie zunächst angenommen haben.

Quelle: Gemini KI

Beginnen Sie mit den Grundlagen: Sind sie tatsächlich dazu berechtigt?

Bevor Sie über Verhandlungstaktiken, Beziehungsmanagement oder Kompromisse nachdenken, lohnt es sich, einen grundlegenden Punkt anzusprechen, der überraschend oft übersehen wird. Wenn der Vertrag keine Preisanpassungsklausel enthält, kann der Lieferant den Preis nicht einseitig ändern. Das mag selbstverständlich klingen, ist aber rechtlich eindeutig. Sofern der Vertrag keine Anpassungen ausdrücklich zulässt – beispielsweise durch Indexierung, jährliche Überprüfungen oder Eskalationsklauseln –, bleibt der vereinbarte Preis verbindlich. Viele Unternehmen unterschätzen, wie stark ihre Position in dieser Phase ist. Was zunächst wie eine unvermeidbare Kostensteigerung erscheint, entpuppt sich oft eher als Vorschlag denn als Verpflichtung, und allein diese Unterscheidung verändert die gesamte Dynamik der Diskussion.

Widerstehen Sie dem Drang, sofort in eine Konfrontation zu gehen

Wie Sie im ersten Gespräch reagieren, gibt oft den Ton für alles Weitere vor. Eine sofortige Ablehnung mag im Moment befriedigend sein, führt aber häufig dazu, dass das Gespräch in eine defensive Richtung driftet. Ein ruhigerer Ansatz, der sich eher auf Klärung als auf Widerstand konzentriert, gibt Ihnen weitaus mehr Kontrolle. Wenn Sie sich beim Lieferanten für die Informationen bedanken und um weitere Details zum Hintergrund bitten – welche Kosten haben sich geändert, wie stark wirken sie sich auf das Produkt oder die Dienstleistung aus und seit wann –, verlangsamen Sie die Situation, gewinnen Zeit und senden ein höfliches, aber klares Signal, dass Sie nichts ohne Prüfung akzeptieren. In der Praxis beruhen viele angekündigte Preiserhöhungen eher auf Annahmen als auf harten Daten, weshalb durchdachte Fragen ein so wirkungsvolles Instrument sind.

Plausible Gründe sind nicht automatisch relevante Gründe

Lieferanten bringen in der Regel bekannte Argumente wie höhere Rohstoffpreise, steigende Löhne, erhöhte Energiekosten, Logistik oder Inflation vor. Diese Erklärungen klingen oft vernünftig, aber sie erklären selten, wie stark sich diese Faktoren tatsächlich auf das spezifische Produkt oder die Dienstleistung auswirken, die Sie kaufen, oder welcher Teil der Wertschöpfungskette wirklich betroffen ist. Viele Unternehmen akzeptieren Preiserhöhungen einfach deshalb, weil die Begründung oberflächlich betrachtet plausibel erscheint. Diejenigen, die sich die Zeit nehmen, Relevanz, Umfang und Zeitpunkt zu prüfen, stärken ihre Position erheblich, ohne ihre Stimme zu erheben oder die Beziehung zu beeinträchtigen.

Eine entscheidende Frage, die oft vergessen wird

Eine Frage verändert regelmäßig den Ton der Diskussion, wird jedoch viel zu selten gestellt. Wenn ein Lieferant argumentiert, dass die Kosten gestiegen sind, ist es völlig legitim zu fragen, welche Maßnahmen er selbst ergriffen hat, um diese Kosten aufzufangen oder zu reduzieren. Das ist keine Anschuldigung, sondern eine Frage der beruflichen Verantwortung. Kosten steigen zwar, aber Lieferanten haben auch Optionen. Einige optimieren intern, andere investieren in Effizienz, wieder andere nehmen vorübergehenden Margendruck in Kauf, während andere einen allgemeinen Markttrend als Chance zur Verbesserung der Rentabilität sehen. Mit dieser Frage signalisieren Sie, dass Sie nicht blindlings mitspielen, sondern die Situation als Geschäftspartner beurteilen, der die Wirtschaft versteht, anstatt einfach nur auf eine Rechnung zu reagieren.

Und wenn die Kosten wieder sinken?

Dieser Aspekt wird fast nie im Voraus angesprochen, ist jedoch einer der wichtigsten Punkte in modernen Preisverhandlungen. Viele Kostentreiber, die dramatisch ansteigen, sinken mit der Zeit auch wieder – Metall-, Öl-, Fracht-, Energie- und Containerpreise sind alle zyklisch. Es ist daher völlig vernünftig zu fragen, wie mit sinkenden Kosten in Zukunft umgegangen werden soll. Wenn die Preise jetzt steigen, werden sie dann später wieder sinken? Gibt es Mechanismen für regelmäßige Überprüfungen oder Anpassungen in beide Richtungen? Hier zeigt sich oft die wahre Haltung des Lieferanten. Diejenigen, die Wert auf Transparenz und Fairness legen, sind in der Regel offen für bilaterale Mechanismen, während diejenigen, die nur beabsichtigen, die Preise nach oben zu treiben, dazu neigen, sich deutlich vage zu äußern.

Kennen Sie Ihre eigene Position, bevor Sie eine Entscheidung treffen

Bevor Sie etwas zustimmen oder ablehnen, lohnt es sich, einen Schritt zurückzutreten und Ihre eigene Situation ruhig zu betrachten. Wie wichtig sind Sie als Kunde? Wie abhängig ist der Lieferant von Ihrem Volumen? Wie lange läuft der Vertrag noch und welche realistischen Alternativen gibt es bei Bedarf? Je klarer dieses Bild wird, desto ruhiger und selbstbewusster wird das Gespräch verlaufen. Autorität in Verhandlungen entsteht selten durch Härte, sondern durch Überblick und Klarheit.

Suchen Sie nach intelligenten Zwischenlösungen

Eine Preiserhöhung muss nicht automatisch zu einer Konfrontation führen. Sehr oft kann sie der Ausgangspunkt für eine konstruktivere Diskussion sein. Eine verzögerte Umsetzung, geringere Erhöhungen als gefordert, schrittweise Anpassungen im Laufe der Zeit oder Kompromisse in Bezug auf Volumen, Servicelevel oder Lieferbedingungen können zu praktikablen Ergebnissen führen. Das Ziel ist nicht, „zu gewinnen“, sondern eine Lösung zu finden, die sowohl die Beziehung als auch die wirtschaftliche Realität auf beiden Seiten schützt.

Quelle: Gemini KI

Vermeiden Sie Verhandlungsbedauern, indem Sie die Entscheidung verlangsamen

Der unangenehmste Teil von Verhandlungen ist selten die endgültige Vereinbarung selbst, sondern das Gefühl, zu schnell oder unter Druck entschieden zu haben. Bedauern entsteht in der Regel, wenn wir etwas zustimmen, obwohl wir uns noch unsicher sind. Sich eine Pause zu gönnen, innerlich zu überprüfen, Optionen zu vergleichen oder einfach eine Nacht über die Entscheidung zu schlafen, ist keine Schwäche, sondern ein Zeichen von Professionalität. Eine bewusst getroffene Entscheidung, auch wenn sie nicht perfekt ist, fühlt sich im Nachhinein fast immer besser an als eine überstürzte.

Beziehen Sie sich bei Bedarf ruhig auf den Vertrag

Wenn keine Preisanpassungsklausel vorhanden ist, ist es völlig akzeptabel, dies klar und ruhig zu sagen. Sie können darauf hinweisen, dass die Vertragsbedingungen weiterhin gültig sind und dass Sie deren Einhaltung erwarten, während Sie gleichzeitig Ihre Bereitschaft signalisieren, innerhalb des bestehenden Rahmens eine sinnvolle Lösung zu finden, wenn Ihnen die Beziehung wichtig ist. Klarheit ist kein Angriff, sondern bietet beiden Seiten Orientierung und Stabilität.

Abschließender Gedanke: Unangenehm, aber machbar

Nicht vereinbarte Preiserhöhungen zur Jahresmitte können irritierend und störend sein, sind aber keineswegs unüberwindbar. Wer ruhig bleibt, die richtigen Fragen stellt, auf Transparenz besteht und seine eigene Position versteht, erkennt schnell, dass es sich nicht um eine Krise, sondern um eine Verhandlung handelt. Und Verhandlungen sind kein Ort für Eile oder Druck. Sie sind ein Ort für Struktur, klares Denken, faire Fragen und bewusste Entscheidungen. Kurz gesagt: Lassen Sie sich nicht einschüchtern. Übernehmen Sie die Führung mit Gelassenheit, Weitblick und der Bereitschaft, Preise mitzugestalten, anstatt sie einfach zu akzeptieren.